Wielozadaniowość – mit czy ważna umiejętność XXI wieku?

Wielozadaniowość – mit czy ważna umiejętność XXI wieku?

Od kilku lat bardzo powszechne jest określenie multitaskingu czyli tzw. wielozadaniowości. Pracodawcy wymieniają multitasking  jako najbardziej pożądaną kompetencję pracowników. W mediach wybrzmiewają głośno hasła mówiące o tym, że aby osiągnąć sukces, trzeba być „multizadaniowym”.

Zajmowanie się kilkoma projektami naraz, odpisywanie na maile, odbieranie telefonów – to podstawowe obowiązki każdego pracownika. Im więcej zadań potrafi koordynować jednocześnie – tym lepiej. Nasuwa się jednak pytanie, czy jest on jednocześnie efektywny w swojej pracy? Czy wykonywane zadania są zawsze wykonane poprawnie i najlepiej, jak to możliwe?

Czym jest wielozadaniowość?

Wielozadaniowość to cecha systemu operacyjnego umożliwiająca równoczesne wykonywanie więcej niż jednego procesu (programu). Zwykle za poprawną realizację wielu zadań jednocześnie odpowiedzialne jest jądro systemu operacyjnego. Tak wygląda oficjalna definicja pojęcia, które w ostatnim czasie bardzo zyskało na popularności. Czy można je zatem przenieść jeden do jednego na styl funkcjonowania człowieka? Czy zajmowanie się kilkoma projektami naraz przy zachowaniu pełnej efektywności jest w ogóle możliwe?

Dotychczasowe badania zdają się potwierdzać, że wielozadaniowość to mit. Człowiek nie jest w stanie efektywnie działać na kilku poziomach. Nie da się jednocześnie przygotowywać trzech prezentacji, odbierać telefonów, odpisywać na maile. W pewnym momencie zaczniemy popełniać błędy, nasza praca przestanie być efektywna, a nasz poziom frustracji sięgnie zenitu. 

Mimo to pracodawcy bardzo często poszukują tej cechy u nowych pracowników. Kandydaci zaś chwalą się, że są mistrzami wielozadaniowości. Praca pod presją czasu, koordynacja kilku dużych projektów przy jednoczesnym wykonywaniu bieżących zadań często weryfikuje te początkowe założenia. Okazuje się nagle, że mistrzowie multitaskingu, jak sami siebie określają, zaczynają popełniać coraz więcej błędów. Pracodawcy, którzy tak chętnie poszukiwali cechy multitaskingu u swoich pracowników, zaczynają zauważać, że efektywność pracy przy natłoku obowiązków istotnie spada. Przygotowane materiały są niedokładne, zawierają błędy, pracownik nie radzi sobie z bieżącymi zadaniami, zaczynają się opóźnienia i skargi kontrahentów. 

Jaka jest zatem alternatywa dla multitaskingu?

Zdecydowanie lepszym podejściem niż pójście na żywioł multitaskingu jest planowanie pracy. Kiedy pracodawca i pracownik dokładnie poukładają sobie zadania, wyznaczoną priorytety i określą dokładną kolejność ich wykonania, okazuje się, że praca staje się znacznie efektywniejsza. Obowiązki przestają przytłaczać, spada liczba błędów, wszystko jest przygotowane na czas i na najwyższym poziomie.

Umiejętność planowania powinna być zatem podstawową umiejętnością każdego pracownika. To właśnie tej kompetencji powinni poszukiwać pracodawcy u swoich nowych pracowników. Pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale również wyeliminować niepotrzebne błędy, które wynikają z rozproszenia uwagi. Dobra wiadomość jest taka, że można się tej umiejętności nauczyć, w przeciwieństwie do multitaskingu, który zdaje się być cechą bardziej wrodzoną

Mimo iż wielozadaniowość może brzmieć kusząco, wydaje się być ona kompetencją kompletnie nie spełniającą oczekiwań, jakie się przed nią stawia. Jest po prostu złudnym przeświadczeniem, że robiąc wiele rzeczy naraz, zrobimy coś szybciej. W efekcie błędy, które powstają w wyniku wykonywania kilku rzeczy naraz, zmniejszają naszą efektywność i tempo pracy, wymuszając wprowadzanie ciągłych poprawek. Dużo większe korzyści daje umiejętność planowania pracy i to właśnie takiej kompetencji powinniśmy szukać u kandydatów i rozwijać ją u obecnych pracowników.

Dorota Kowalewska-Korn