Rozmowa kwalifikacyjna przez telefon – skuteczna metoda rekrutacji

Dynamiczny rynek pracy, a także błyskawicznie rozwijająca się technologia, pozwalają na dobór odpowiednich technik spośród szerokiego wachlarza oferowanych możliwości. Pozwolą one wyłonić rekruterom kandydata najbardziej odpowiadającego określonemu, pożądanym profilowi.

W dzisiejszym czasach oczekiwania względem ewentualnych współpracowników są coraz większe. Coraz wyższe są również wymagania względem pracodawcy. Rekruter nie ma tu twardy orzech do zgryzienia, ponieważ szuka pracownika idealnego dla pracodawcy, i pracodawcy idealnego dla pracownika. Cel jest jeden: skuteczna rekrutacja. Współcześni HR-owcy coraz częściej decydują się wykorzystać to, co oferuje technologia, a co za tym idzie- decydują się na przeprowadzenie pierwszej rozmowy kwalifikacyjnej przez telefon / Skype / hangout.
Jedną z form skutecznej rekrutacji jest rozmowa kwalifikacyjna przez telefon. Jako, że ,,pierwszy kontakt’’ jest telefoniczny i nie ma innej możliwości zaprezentowania się, to należy się do niej porządnie przygotować. 

Wróćmy jednak na chwilę do omawianego wcześniej pierwszego wrażenia. Do bardzo ważnych elementów całościowo składających się na ,,udany’’ pierwszy kontakt, który ,,wykorzystać’’ możemy podczas spotkania jest:

• kontakt wzrokowy,
• uśmiech,
• otwarta postawa ciała.

Sposób oceny kandydata

I tu zatrzymajmy się na chwilę i zastanówmy w jaki sposób nasz kandydat, w tym przypadku pracownik call center, który ma zostać oceniony i rekruter, który ma wejść w rolę oceniającego, może wyrobić zdanie na temat osoby podczas wywiadu telefonicznego? Co zrobić aby rekrutacja była skuteczna?  Jak będzie wyglądała nasza rozmowa rekrutacyjna przez telefon? Jakie pytania będą zadawane i jakich odpowiedzi należy unikać? Na te i inne pytanie znajdziecie odpowiedzi w naszym artykule! 🙂

Przede wszystkim, podczas rozmowy kwalifikacyjnej przez telefon nie ,ma możliwości zaprezentowania swojej postawy, uśmiechu, a także nawiązania kontaktu wzrokowego. Może natomiast w 100% wykorzystać swoją osobowość poprzez treść i formę w przekazywanych informacjach. Pamiętajmy, że nie tylko rozmówca nas wprawdzie nie widzi ale słyszy. I jest to wspaniałe doświadczenie dla obydwóch stron, ponieważ praca w call center bazuje na kontaktach i relacjach. Pracownik call center w swojej pracy napotyka wiele wyzwań, przeprowadza dziennie około dwudziestu rozmów. Natomiast podczas rozmowy kwalifikacyjnej przez telefon sprzedaje wprawdzie nie produkt, ale coś zdecydowanie lepszego i ważniejszego, sprzedaje bowiem siebie jako przyszłego pracownika, tu akurat pracownika call center. 

Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz i uwaga… mamy na to tylko 15 sekund!
To jak zaprezentujemy się podczas pierwszego kontaktu w dużej mierze odzwierciedla to jakimi ludźmi jesteśmy. Przejawia się to w naszym zachowaniu, gestach, mimice. Składa się na to  niezliczona ilość czynników, które podczas rozmowy kwalifikacyjnej pozwalają rekruterowi wyrobić sobie pewien profil kandydata, który albo odpowiada do określonego (poszukiwanego) profilu albo nie.

Co zrobić na rozmowie kwalifikacyjnej

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej do call center bardzo ważne nie tylko są przekazywane treści, ale także ton głosu i jego modulacja- odpowiednia artykulacja odgrywa tu zasadniczą rolę. Jako, że rozmowa taka może zaważyć na naszej przyszłej karierze, to warto się do niej odpowiednio przygotować. Dlatego też przygotowaliśmy ,,mini ściągę’’ dotyczącą pytań i odpowiedzi, które mogą pojawiać się podczas rozmowy kwalifikacyjnej przez telefon.
Zaczniemy może od samego przygotowania do rozmowy…

Krok 1: Znajdź ciche miejsce

Ważne jest znalezienie miejsca, gdzie nikt nie będzie Cię rozpraszał.  Skupienie i aktywne słuchanie jest tu bardzo ważne. Jeżeli rekruter zaskoczy Cię swoim telefonem, a Ty nie będziesz mógł rozmawiać, poproś o rozmowę w innym terminie. Szeptanie lub tzw. ,,dukanie’’ może nie spotkać się z dobrym odbiorem. (Ważne! Jeżeli jest to rozmowa przez Skype sprawdź, wcześniej czy narzędzie działa prawidłowo).

Krok 2: Poczta głosowa

Sprawdź jakie nagranie masz na swojej poczcie głosowej. Większość osób zapomina o nagraniu ustawionym kilka lat wcześniej i już więcej do niego nie wraca. Błąd! Rekruter słyszący po drugiej stronie linii ,,Hallo, to jaaaaa…Twój telefon! Odbierz mnieeee w końcu..’’ może nie podzielać Twojego poczucia humoru 😉

Krok 3: Zgłaszaj problemy techniczne.

Jeżeli masz problem z zasięgiem, to poszukaj miejsca w którym go nie ma. Jeżeli łącze internetowe jest słabe, to postaraj się na czas rozmowy kwalifikacyjnej znaleźć takie, które nie przysporzy Ci trudności. Problemy techniczne z pewnością będą działały rozpraszająco. Ponadto, jeżeli nie będziesz słyszał o co pyta bądź co mówi osoba po drugiej stronie, to nie będziesz miał możliwości wykazania się oraz otrzymania wiadomości na interesujące Cię tematy.

Krok 4: Rób notatki i mniej przygotowane notatki

Niezależnie od tego czy jest to rozmowa kwalifikacyjna przez telefon, Skype czy face to face, należy się do niej przygotować. Wydrukowanie swojego CV, przygotowanie pytań odnośnie etatu o który się ubiegasz jest czymś zupełnie normalnym. Istotne również jest to co wiemy o firmie do jakiej aplikowaliśmy – już na tym etapie osoba z działu personalnego może sprawdzić jakie mamy podejście do swojego przyszłego pracodawcy  poprzez sprawdzenie znajomość informacji odnośnie firmy.

Czego nie robić na rozmowie

Jeżeli chcemy aby nasze dobre pierwsze wrażenie ciągle pozostało dobre, powinniśmy pamiętać, że podczas rozmowy kwalifikacyjnej przez telefon nie powinniśmy:

• przerywać rekruterowi – już wielokrotnie podkreślaliśmy jak ważna jest umiejętność aktywnego słuchania- tak samo jest i w tym przypadku. Na tym etapie rozmowy rekrutacyjnej przez telefon ważniejsze jest zadawanie konkretnych pytań i umiejętnie słuchać co ma do przekazania osoba po drugiej stronie linii, niż za dużo mówić.
• mówić ,,mhm’’ , ,,taaa, jasne’’ ,, aha’’ i innych dziwnych przerywników. Jeżeli jest coś dla Ciebie jasne i zrozumiałe, to należy to potwierdzić odpowiadając ,,Jasne’’, ,,Tak, rozumiem’’. Kiwanie głową na znak zgody nie jest dobrze..widziane 😉 przez pracownika działu personalnego i może zostać sprzecznie zrozumiane jako jego brak.
• żuć gumy, pić, jeść. Pamiętaj, że przeżuwania gumy może nie widać podczas rozmowy kwalifikacyjnej ale na pewno to słuchać. Zachowanie takie jest nieprofesjonalne i może zostać odebrane jako lekceważące. Jeżeli natomiast zaschło Ci w gardle (stres może zrobić swoje), to oczywiście wskazane jest napicie się wody, jednak siorbanie herbaty czy przeżuwanie jedzenie zdecydowanie odpada. Szalenie to słychać więc proszę, nie rób tego 😉

Pytania na rozmowie kwalifikacyjnej

Jeżeli chcesz się dobrze przygotować do rozmowy kwalifikacyjnej, to nie daj się zaskoczyć  rekruterowi i zapoznaj się z najczęściej zadawanymi pytaniami. Prawda jest taka, że z poziomu różnych stanowisk rozmowy kwalifikacyjne różnią się od siebie. Są jednak takie pytania, które mogą pojawić się niemalże na pewno!

Pytanie 1: Dlaczego chcesz zmienić pracę?

Pytanie umożliwiające sprawdzenie nie tylko Twojej motywacji do pracy w firmie ale i ewentualnego stosunku do osób w niej pracujących. Odpowiedź typu: ,,Za mało zarabiam’’, ,,Nie dogaduje się z szefem’’, czy ,, Ciężko jest mi się z tu z kimkolwiek dogadać’’ może mieć dla Ciebie przykry skutek.

Pytanie 2: Jaka płaca by Cię satysfakcjonowała?

Pytanie bardzo ważne i z punktu widzenia przyszłego pracodawcy i pracownika. Na tym etapie kandydaci, których oczekiwania są zbyt wysokie mogą zostać wykluczeni, dlatego też najlepiej będzie jeżeli podasz widełki. Pomoże to zasygnalizować pracodawcy, że jesteś otwarty na dialog i ewentualny kompromis.

Pytanie 3: Czy możesz powiedzieć jaki jest Twój największy sukces zawodowy?

W swojej pracy HR- owiec bazuje na konkretach, na liczbach. Dlatego też, podczas rozmowy kwalifikacyjnej przez telefon i Ty staraj się popierać to co mówisz konkretnymi przykładami i opowiadać o swoim największym osiągnięciu.

Pytanie 4: Co takiego skłoniło Cię do aplikowania do akurat naszej firmy?

Tu wracamy do kroku 4, który opisywaliśmy wcześniej. Znajomość firmy do której się aplikowało jest ważna – dowiedź się więc o niej jak najwięcej.

Pytanie 5: Proszę wymień swoje mocne i słabe strony.

Pytanie, które pojawia się chyba najczęściej. Wymieniając swoje mocne i słabe strony, rekruter sprawdza czy znasz swoją wartość, i czy jednocześnie zdajesz sobie sprawę z tego, w jakich obszarach możesz coś poprawić i rozwijać się. 

Jak się komunikować?

Pamiętajmy, że to jak jesteśmy odbierani czy to w życiu prywatnym czy też zawodowym zależy od nas samych. Informacje te wysyłamy o sobie każdego dnia poprzez różne kanały informacyjne. Często dzieje się tak, że o wiele więcej mówi o nas sposób w jaki się komunikujemy niż to co usiłujemy pokazać światu poprzez swój wygląd zewnętrzny, mowę ciała czy mimikę. A jeszcze więcej mówi o nas sposób naszego mówienia, niż to co rzeczywiście usiłujemy przekazać osobom z naszego otoczenia za pośrednictwem mowy.

Jako, że głos jest głównym narzędziem pracy w call center, to zwracamy szczególnoą uwagą na ,,jakość’’ mówienia (mowa szybka/ wolna, wyraźna/ mało wyraźna). Często w  opiniach bazujemy na utartych schematach ale profesjonalny rekruter jest od tego daleki. Dla większości ludzi osoby,  które mówią bardzo szybko, są często odbierane jako prędkie, nerwowe albo mało niepewne. Natomiast jeżeli weźmiemy pod uwagę również to w jaki sposób treść jest przekazywana (ton głosu, znaki przestankowe, energiczność), to wrażenie to znika, ponieważ powstaje nam obraz pracownika call center: osoby dynamicznej, energicznej, nie bojącej się wyzwań, a przede wszystkim nie bojącej się … mówić. Dla innych z kolei, osoby, które mówią bardzo wolno, z reguły są odbierane jako bardziej szczere i kompetentne, ale z drugiej strony jednak jeżeli ton głosu jest monotonny, wręcz bezbarwny, to rozmowa taka będzie męcząca i nudna dla osoby po drugiej stronie linii.

Pracownik call center powinien charakteryzować się elastycznością w myśleniu, kreatywnością, otwartością i cierpliwością. W 100% wykorzystujemy tu narzędzia takie jak mowa i słuch. Aktywne słuchanie jest czymś wyjątkowym, ponieważ wymaga czegoś więcej – zaangażowania i empatii. Przyszły pracownik call center, podczas rozmowy kwalifikacyjnej przez telefon, jest poddawany różnym ,,testom’’, które pozwalają osobie z działu personalnego określić na jakim etapie wykształcona jest umiejętność aktywnego słuchania. Znajomość tej umiejętności daje rozmówcy do zrozumienia, że kontat nas angażuje, a rozmowa autentycznie ciekawi. Działania  te poprawiają jakość pracy i pozwalają na zbudowanie relacji.

Prawda jest taka, że nie jesteśmy w stanie kontrolować każdego naszego ruchu, gestu czy też za każdym razem odpowiednio dobierać i wykorzystywać ton głosu. Ale jesteśmy w stanie pracować nad sobą poprzez zmianę swoich nawyków, chęć doskonalenia siebie. Ważne jest aby nie siedzieć bezczynnie i od czegoś zacząć. Bardzo ważne w życiu są relacje, ważna jest otwartość i komunikatywność i ważne w życiu są zmiany, bo dzięki nim czujemy, że żyjemy. I bardzo ważne jest to aby dobrze wypaść podczas rozmowy kwalifikacyjnej aby od czegoś móc te zmiany zacząć i spróbować swoich sił może jako … pracownik call center?

Angelika Gut