Intranet w firmie – czym jest? Wady i zalety stosowania w organizacji.

W organizacjach komunikacja to pojęcie kluczowe. Dobry przepływ informacji pomaga zaoszczędzić czas, usprawnić liczne procesy, zmniejszyć liczbę tak zwanych „małych błędów”. Dobrze wykorzystany Intranet w firmie stwarza nie tylko doskonałą przestrzeń do komunikacji, ale również jest bezpiecznym środowiskiem do udostępniania danych. Dzięki tej platformie pracownicy mają szybki dostęp do informacji, na bieżąco śledzą status interesujących ich procesów.

Intranet – co to?

Cyfrowa rewolucja spowodowała optymizację i automatyzację wszystkich procesów związanych z efektywnością i wydajnością firm. W wyniku jej powstał między innymi Intranet, który jest prywatną, wewnętrzną oraz odpowiednio zabezpieczoną siecią komputerową w organizacji lub firmie. Prawo wejścia do takiej sieci mają wyłącznie osoby posiadające specjalny login i hasło.

Z jednej strony taka sieć służy jako dobre narzędzie dla realizacji głównych funkcji przedsiębiorstwa, natomiast z drugiej jest dosyć skomplikowanym systemem, który potrzebuje obsługę przez administratorów IT.

Funkcje Intranetu

Dana platforma służy pomocą managerom i pracownikom w osiągnięciu lepszych wyników w codziennej pracy, wspiera działania działu kadr i księgowości (daje możliwość przeglądania dokumentów, bazy danych oraz linków np. wniosków urlopowych). Sieć wewnętrzna usprawnia również realizację procesów biznesowych. Dla przykładu, pełni takie funkcje jak informacyjna, przekazując odpowiednie informacje o produktach, usługach i zamówieniach, tzw. Wiki. Kolejna funkcja to komunikacyjna – wgląd do czatu, wymiana wiedzy – zawdzięczając odpowiednim programom możemy komunikować się z innymi użytkownikami, aby otrzymać konkretną informację oraz by informować innych. Wreszcie organizacyjna, umożliwia organizację spotkań, szkoleń, daje możliwość szybkiego poinformowania o ważnych zmianach, aktualność informacji. Dostęp do Intranetu możemy dzielić na różnych poziomach: panel pracownika, panel managera, a nawet panelu dla każdego z działów. 

Funkcje przydatne dla całego biznesu

Największym atutem Intranetu jest możliwość stworzenia, utrzymania i wzniecania tożsamości organizacyjnej. Pracownik czuje się częścią organizacji, ma dostęp do informacji na temat firmy. Posiada jasne instrukcje dotyczące tego, jaki jest kierunek jej działań biznesowych. Jeśli komunikacja w Intranecie jest spójna daje pracownikom poczucie bezpieczeństwa i ułatwia myślenie perspektywiczne.

Dzięki Intranetowi pracownik wie, co wyróżnia organizację, dla której pracuje. Jednocześnie wie, co wyróżnia jego samego. Kierownictwo może skorzystać z ankiet, aby dowiedzieć się, jaki jest poziom zadowolenia pracownika. Może otrzymać konkretne sugestie albo zwiększyć swoją uwagę na miejsca, w których pracownicy zgłaszają trudności. Ponadto kierownictwo otrzymuje informację zwrotną odnośnie do nowych inicjatyw, ponieważ Intranet daje możliwość przeprowadzenia konsultacji. Pomaga to uniknąć podejmowania ryzykownych decyzji wewnętrznych – takich, które mogą spowodować duży wzrost niezadowolenia wśród pracowników.

Komunikacja w organizacji to również newsletter. Cykliczne wysyłanie takiej dawki informacji można łatwo uprościć właśnie dzięki Intranetowi. Rozesłanie takiego newslettera można wówczas uprościć na etapie dystrybucji. Dodatkowo możemy tak ustawić funkcje, aby wróciło do nas potwierdzenie jego odczytania.

Dzięki Intranetowi i możliwości utworzenia profilu poszczególnych pracowników możemy dowiedzieć się, jakie są kompetencje poszczególnych pracowników, jak również kto ich zastępuje w przypadku nieobecności. To przede wszystkim skraca czas oczekiwania na informacje. Intranet może dawać również możliwość dostępu do spraw prowadzonych przez konkretnego pracownika, jak również jego korespondencji z kierownictwem. Ponadto, wspomniane kierownictwo może publikować na bieżąco treści i tagować je w taki sposób, aby były intuicyjnie i łatwo dostępne dla wyszukujących. Intranet połączony z kalendarzem może dawać bieżącą informację na temat dostępności poszczególnych pracowników, ponieważ może uwzględniać zatwierdzone wnioski urlopowe.

Funkcje dla managera

Intranet, to przede wszystkim niezwykle cenne narzędzie managerskie. Tworzy ono możliwość stworzenia dobrej komunikacja manager – pracownik. Tworząc dobry Intranet szyjemy na miarę indywidualny system zarządzania zasobami ludzkimi. Co ciekawe dzięki dobrze wykorzystanemu Intranetowi możemy podwyższyć poziom komunikacji również w drugą stronę na linii: pracownik – manager.

Intranet daje możliwość łatwej weryfikacji odnośnie czasu pracy, ponieważ zawiera dokładne informacje odnośnie godziny logowania i wylogowania. To narzędzie stało się bardziej popularne w okresie pandemii, kiedy to wielu pracowników świadczyło pracę zdalnie. Dzięki temu przełożony wie dokładnie który z pracowników jest dostępny. Poza tym pracownik ma możliwość oznaczania etapów prowadzonych spraw dzięki czemu jego przełożony ma większą i płynniejszą kontrolę nad przebiegiem realizacji poszczególnych spraw i procesów.

Narzędzie to jest niezwykle funkcjonalne również dla działów kadrowych. Pozwala na zamieszczenie aktualnie obowiązujących wniosków urlopowych, podań, jak również regulaminów, procedur etc. Ważnym jest jednak to, aby dostęp do nich był prosty i nie wymagał zapoznawania się z kolejnymi instrukcjami.

Funkcje dla pracownika

Intranet nie musi być jedynie twardym narzędziem organizacyjnym. Może również dać przestrzeń do zacieśniania więzów pomiędzy pracownikami poprzez wymianę informacji odnośnie nowych inicjatyw, spotkań, eventów etc. Może być również miejscem do wyróżniania i nagradzania poszczególnych pracowników.

Niektórym Intranet wydaje się być przestarzałym narzędziem do tego typu działań, głównie dlatego, że w obecnych czasach oczekujemy łatwego dostępu. Konieczność każdorazowego logowania się do Intranetu może zniechęcać. W czasach szybko postępujących mediów społecznościowych społeczeństwo zaczyna oczekiwać natychmiastowej dostępności w prawie każdej dziedzinie życia. Wtedy niebezpiecznym zjawiskiem jest to, że komunikacja pomiędzy pracownikami często przebiega na komunikatorach typu WhatsApp, Messenger etc., co zwiększa ryzyko wycieku danych osobowych oraz tajemnicy przesiębiorstwa. 

Dobrze zaprogramowany Intranet, mimo ułatwiania jego dostępności, znacząco zmniejsza ryzyko wycieku danych wewnętrznych przedsiębiorstwa, ponieważ daje do nich kontrolowany dostęp. Bez konieczności przesyłania ich poza systemami firmowymi.

Główne zalety płynące z sieci firmowej:

• Oszczędza czas. Szybki i łatwy dostęp do informacji przyczynia się do wzrostu efektywności, gdyż użytkownicy mają dostęp wyłącznie do programów i treści potrzebnych w czasie pracy, co znacznie usprawnia znalezienie w krótkim czasie potrzebnych informacji.
• Sprawna komunikacja. To rozwiązanie jest doskonałe do korespondencji pomiędzy pracownikiem, a przełożonym, co pozwala managerom na bardziej elastyczne zarządzanie zespołem, szybkie reagowanie na zachodzące zmiany związane z zabezpieczeniem ciągłej efektywnej pracy.
• Możliwość wsparcia nowych pracowników w czasie rzeczywistym. Dostęp do zasobów edukacyjnych oraz czatu.
• Możliwość łączenia się z siecią z dowolnego urządzenia (np. laptop, komputer stacjonarny czy telefon), jest dobrym rozwiązaniem dla pracy zdalnej i hybrydowej.
• Wysoki poziom bezpieczeństwa komunikacji wewnętrznej oraz przechowywania danych, dokumentów, archiwum.

Wady sieci wewnętrznej:

• Jak w każdej sieci jest ryzyko naruszenia bezpieczeństwa i wycieku danych osobowych czy innych ważnych informacji, dlatego należy wdrażać odpowiednie moduły bezpieczeństwa w strukturze organizacyjnej firmy.
• Drogi koszt wdrożenia i obsługi.
• Trudność adaptacji dla osób przyzwyczajonych do dokumentacji papierowej, dlatego należy zadbać o odpowiednie szkolenia.

Podsumowanie

Intranet daje wiele korzyści, jednakże niezwykle ważnym jest to, aby poprawnie określić potrzeby firmy i wyznaczyć konkretne cele: czemu i komu Intranet ma służyć. Dostęp do korespondencji, bieżących draftów, dokumentacji, dostęp do pełnej informacji, organizowanie spotkań, kontrola czasu pracowników, bieżący podgląd do postępu prac – zalety Intranety można wymieniać w nieskończoność.

Biorąc jednak pod uwagę fakt, w jakim tempie i kierunku rozwijają się media społecznościowe i poszczególne aplikacje należy zwrócić szczególną na to, że użytkowników przyciąga się przede wszystkim dostępnością, szybkością działania i łatwością korzystania z danego narzędzia. Podczas wyznaczania celów jakim ma służyć Intranet warto projektować go pod względem funkcjonalności, dostępności, szybkości aktualizacji oraz jego bieżącego monitoringu, aby móc go usprawniać. Tylko reformowalne struktury mają szanse funkcjonować długo.

Znaczącą przewagą Intranetu nad innymi narzędziami jest to, że jest to jedno, potężne narzędzie, dającą ogromną liczbę możliwości, a dobrze skonstruowane nie wymaga korzystania z innych aplikacji zewnętrznych, nawet tych dedykowanych firmom.

Decydując się na wdrożenie takiego narzędzia należy pamiętać, że to rozwiązanie jest dobre, kiedy opiera się na potrzebach i celach firmy oraz służy wsparciemdla użytkowników zdalnych. Co więcej, pozwala szybko reagować na zachodzące zmiany w różnych sytuacjach, co jest elementem niezbędnym w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Profesjonalność, wiedza, doświadczenie zespołu oraz dostęp do świetnego narzędzia to klucz do sukcesu.

Nina Raschupkina, Aneta Wankiewicz

Artykuł napisany przez współpracowników CCIG Group. Jest to wyjątkowa organizacja w branży call i contact center, założona w 2002r., tworzona przez profesjonalistów wyspecjalizowanych w skutecznej wielokanałowej komunikacji biznesu z końcowym Klientem – zarówno B2C, jak i B2B. CCIG Group zajmuje się szeroko rozumianym outsourcingiem usług call i contact center, wspierając przedsiębiorstwa w obsłudze ich Klientów oraz zdalnej sprzedaży produktów i usług.