Zarządzanie czasem pracy i elastyczny grafik

Zarządzanie czasem pracy to podobno domena ludzi sukcesu. Podobno dlatego, że aby faktycznie działało musimy robić to dobrze. Doba niezmiennie ma dwadzieścia cztery godziny, a zadań i obowiązków nie ubywa. Nic zatem zaskakującego, że w parze z rosnącym tempem życia, na popularności zyskują zagadnienia służące do zrozumienia procesu efektywnego zarządzania czasem w pracy. W zdecydowanie rosnącej liczbie firm wprowadza się tzw. elastyczny grafik pracy pozwalający na pogodzenie życia zawodowego i osobistego, a w efekcie osiągnięcia work-life balance. Aby sprawnie poruszać się po współczesnym świecie biznesu należy nauczyć się wielotorowego zarządzania czasem pracy. W tym artykule rozważę kilka kierunków, o których warto dowiedzieć się więcej aby stać się skutecznym w swoim środowisku pracy.
Absolutnie elementarną kwestią od, której należy zacząć jest świadome podejmowanie działania oraz przejmowanie kontroli nad swoimi obowiązkami. Jest to niezbędne do osiągnięcia efektów, oraz stanowi preludium do nauki procesu zarządzania czasem pracy.  Prawdą jest, że czas upływa nieubłaganie, kluczem jest jednak to aby lepiej spożytkować czas, który mamy do wykorzystania.

Efektywny System Pracy

Generalnie chodzi o to aby stworzyć swój indywidualny rozkład czasu pracy. Dobra organizacja musi opierać się na solidnych fundamentach takich jak: wyznaczanie celu, planowanie, podejmowanie decyzji, realizacje oraz monitorowanie. System ma być stworzony w oparciu o indywidualne potrzeby użytkownika. Podstawą tego podejścia jest wypisanie wszystkich zadań, które należy wykonać np. w danym miesiącu  oraz optymalne rozłożenie ich w dostępnym czasie.  Należy pamiętać aby umieścić je zgodnie z ich priorytetem.  Istotne jest jednak to, by cele prawidłowo formułować np. w myśl zasady SMART. Cele powinny być: konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne oraz określone w czasie.  Wybór priorytetów jest z pewnością jednym z najtrudniejszych elementów w efektywnym zarządzaniu czasem. Zwłaszcza w przypadku elastycznego wymiaru czasu pracy. Można wykorzystać sposób grupowania zadań na: pilne i ważne; ważne, ale niepilne; pilne, ale nieważne oraz niepilne, ani nieważne. Odpowiednie dostosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy, może potrwać, nie należy jednak się poddawać i szukać rozwiązań, które przyniosą wymierne efekty.

Postaw na technologię

Programów do zarządzania czasem oraz aplikacji do planowania zadań jest tak wiele, że każdy z nas znajdzie coś dla siebie. Nowinki technologiczne są doskonałym narzędziem, gdyż pozwalają unikać błędów i pracować skuteczniej. Posiadają ten duży plus, że właściwie możemy korzystać z  nich z każdego miejsca.  Aplikacją do planowania zadań, która jest absolutnym niezbędnikiem to kalendarz Google. Cyfrowa wersja klasycznego kalendarza, w którym można zapisywać wszystkie ważne dla nas wydarzenia. Dodatkowo ustawić sobie powiadomienia, dzielić z kimś kalendarz, czy udostępniać w razie potrzeby. To  niezwykle proste narzędzie, dające zaskakująco duże efekty i znacznie ułatwiają sam proces. Często gdy staramy się zapanować nad czasem robimy mnóstwo notatek, a w efekcie gubimy się w stosie karteczek, których nie jesteśmy w stanie uporządkować. I tu z pomocą przychodzi aplikacja do planowania zadań ~ Evernote.  Aplikacja pozwala nam tworzyć notesy, a w nich dowolne notatki, screeny, listy, rysunki. Rozwiązań i możliwości jest mnóstwo. Wszystkie notatki można segregować, porządkować, odznaczać już wykonane zadania itd. Programów do zarządzania czasem jest mnóstwo, warto poszukiwać odpowiedniego dla siebie, bo niejednokrotnie mogą nam pomóc przed utonięciem w ciężarze obowiązków.

Pułapki elastycznego czasu pracy

Osoby, które mają elastyczny wymiar czasu pracy muszą uważać na pułapki z tym związane. Nienormowane godziny pracy, mogą mylnie prowadzić do wrażenia większej swobody w gospodarowaniu czasem, a w efekcie doprowadzić do bezproduktywności. Pracownicy mający możliwość pracy z elastycznym grafikiem pracy, powinni tą elastyczność podpierać odpowiednią samodyscypliną i nie zapominać jak ważne jest organizowanie czasu pracy. Z kolei efektem pracy z elastycznym grafikiem oraz dobrym zarządzaniem czasem pracy ma być większe zadowolenie i satysfakcja z życia.

„Kto przyjmuje wszystko w takiej postaci, w jakiej to na niego spada, ten nie kieruje sam swoja pracą, lecz jest przez nią kierowany” ~ Polymedia

Niezależnie od wybranych rozwiązań w procesie zarządzania czasem pracy, należy pamiętać o kontroli nad swoimi zadaniami. Tak aby to one nie przejęły kontroli nad nami. Warto zgłębiać temat na „własnej skórze”, ponieważ zbliża nas to do osiągnięcia efektów na, których nam zależy. 

Autor: Dominika Witoń