Czym jest i na czym polega outsourcing usług? Czy może przynieść korzyści Twojej firmie?
Outsourcing usług to strategia biznesowa, która pozwala przedsiębiorstwom skoncentrować się na kluczowych działaniach, delegując inne zadania specjalistom. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zyskać na efektywności, zmniejszeniu kosztów oraz dostępnie do ekspertów, minimalizując konieczność angażowania się w oddelegowaną działalność.
W artykule opiszemy czym jest oraz Jakie korzyści może przynieść outsourcing dla działalności Twojej firmy.
Czym jest i na czym polega outsourcing usług? Jak stosuje się outsourcing?
Outsourcing to skrót od angielskich trzech słów outside-resource-using, czyli korzystanie z zasobów zewnętrznych. To proces, w ramach którego przedsiębiorca deleguje określone funkcje lub procesy przedsiębiorstwa firmom zewnętrznym. Usługi zewnętrzne obejmują szeroki zakres działań, takich jak obsługa klienta, rekrutacja, księgowość, IT, kadry, marketing czy logistyka.
Pozwala on skupić się na obszarach, w których kompetencje firmy są silne (np. rozwój produktu lub usługi), oddając mniej strategiczne zadania (np. obsługa klienta) specjalistom zewnętrznym. Jest on często wybierany jako sposób na optymalizację wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa oraz obniżenie kosztów operacyjnych oraz skupienie się na najistotniejszych obszarach działalności. Kluczową rolę odgrywa tutaj korzystanie z zasobów zewnętrznych (ludzi oraz sprzętu), które są wykorzystywane do realizacji powierzonych zadań.
Proces ten może również umożliwić dostęp do najnowszych technologii i ekspertyz, które mogą przyczynić się do poprawy wydajności i innowacyjności. Ważnym aspektem outsourcingu jest również możliwość szybkiej adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych.
Ponadto, outsourcing może być również rozwiązaniem dla tych, którzy chcą skrócić czas wprowadzenia produktu lub usługi na rynek poprzez korzystanie z gotowych rozwiązań zewnętrznych podmiotów. Warto również podkreślić, że outsourcing może być skutecznym narzędziem dla firm, które chcą rozszerzyć swoją globalną obecność poprzez korzystanie z usług firm outsourcingowych obsługujących różne języki lub zlokalizowanych w różnych regionach świata.
Rodzaje outsourcingu stosowanego przez firmy
Rodzaje outsourcingu, które można rozważyć to:
- Outsourcing procesów biznesowych (w skrócie BPO, ang. Business Process Outsourcing). Obejmuje procesy takie jak obsługa klienta, zarządzanie zasobami ludzkimi czy księgowość. Dzięki BPO firmy mogą skupić się na priorytetowych obszarach swojej działalności, jednocześnie zlecając rutynowe zadania specjalistom. Prowadzi to do zwiększenia efektywności operacyjnej i redukcji kosztów.
- Outsourcing IT. Delegowanie zadań związanych z technologią informacyjną, w tym zarządzanie infrastrukturą IT, rozwój oprogramowania i wsparcie techniczne. Pozwala to na dostęp do najnowszych technologii i specjalistycznej wiedzy bez konieczności inwestowania w wewnętrzne zasoby. Dodatkowo, outsourcing IT może przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa danych poprzez wdrożenie mechanizmów ochrony przez doświadczone osoby.
- Outsourcing wiedzy (w skrócie KPO, ang. Knowledge Process Outsourcing). Koncentruje się na bardziej złożonych zadaniach wymagających specjalistycznej wiedzy, takich jak analiza danych, badania rynkowe czy doradztwo prawne. Tego typu outsourcing pozwala firmom korzystać z ekspertów w danej dziedzinie, co może prowadzić do lepszych wyników i bardziej innowacyjnych rozwiązań. Ponadto, zlecanie skomplikowanych zadań ekspertom może znacznie przyspieszyć realizację projektów i zwiększyć konkurencyjność firmy na rynku.
- Rodzaje outsourcingu możemy również podzielić ze względu na:
- wykonywane zadania, np. outsourcing księgowości,
- zakres wsparcia, np. outsourcing kontraktowy czy outsourcing pełny,
- rodzaj wsparcia, np. outsourcing pracowniczy, outsourcing kapitałowy.
Dowiedz się więcej: BPO i SSC, czyli business process outsourcing, który wspiera organizacje w osiąganiu większej wydajności
Wady i zalety outsourcingu w firmie
W praktyce outsourcing wiąże się z pewnymi wadami oraz zaletami, które zależą między innymi od wyboru odpowiedniego partnera, czyli firmy outsourcingowej, a w konsekwencji od jakości pracy zewnętrznych specjalistów.
Zalety outsourcingu w firmie
W przypadku outsourcingu do zalet zaliczamy skoncentrowanie na najważniejszych kompetencjach, dostęp do ekspertów oraz elastyczność i skalowalność. Wykorzystanie tych zalet finalnie daje możliwość obniżenia kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa.
Skupienie się na głównych kompetencjach pozwala firmie efektywniej wykorzystać swoje zasoby i osiągnąć lepsze wyniki.
Dodatkowo, dostęp do ekspertów zewnętrznych może przyspieszyć innowacje i wprowadzenie nowych rozwiązań na rynku, co może przynieść dodatkowe korzyści konkurencyjne.
Elastyczność i skalowalność pozwalają firmom dostosować się do zmieniających się potrzeb rynku.
Skoncentrowanie na kluczowych kompetencjach
Dzięki outsourcingowi podmioty mogą skupić się na swoich najważniejszych kompetencjach, takich jak pozyskiwanie nowych umów firmowych, rozwój produktów czy strategia marketingowa. A jeśli chodzi o inne obszary działalności – korzystać z zewnętrznych specjalistów.
Outsourcing polega na efektywnym wykorzystaniu czasu i zasobów poprzez delegowanie rutynowych zadań do specjalistów, co może przyspieszyć tempo działania firmy. Ponadto, korzystanie z usług outsourcingowych może pomóc w redukcji kosztów operacyjnych oraz minimalizacji ryzyka.
Dostęp do ekspertów
Firmy świadczące usługi outsourcingu często posiadają wyspecjalizowaną wiedzę i doświadczenie, które trudno zdobyć wewnątrz organizacji.
Korzystanie z outsourcingu daje dostęp do najlepszych praktyk i najnowszych technologii zewnętrznych zasobów bez konieczności inwestowania w szkolenia oraz rekrutację. Korzystanie z takich usług może przynieść firmie świeże spojrzenie oraz nowe perspektywy, a także dostęp do specjalistycznej wiedzy.
Elastyczność i skalowalność
Outsourcing umożliwia szybkie dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych. Przedsiębiorstwa mogą utrzymywać łatwą skalowalność swoich operacji w zależności od potrzeb, bez konieczności przeprowadzania kosztownych zmian wewnętrznych – taki jak zmiany kadrowe czy szkolenia.
Dzięki elastycznemu modelowi outsourcingu, firmy mogą szybko reagować na popyt na rynku oraz zmieniające się trendów, co zwiększa ich zdolność do utrzymania konkurencyjności.
Ponadto, outsourcing umożliwia firmom szybkie uzupełnienie swoich zasobów specjalistami zewnętrznymi.
Wady outsourcingu
Do wad outsourcingu możemy zaliczyć m.in. zależność od zewnętrznej firmy, co w konsekwencji może wprowadzić ryzyko utraty kontroli nad oddelagowajnymi zadaniami. Kolejnym ryzykiem, które należy wziąć pod uwagę są kwestie bezpieczeństwa danych.
Zależność od zewnętrznych podmiotów może być szczególnie problematyczna w sytuacji nieprzewidzianej sytuacji lub opóźnień w realizacji zleceń spowodowanych awarią, co może negatywnie wpłynąć na reputację firmy zlecającej outsourcing. Brak bezpośredniej kontroli nad procesami może prowadzić do niezadowalających wyników oraz trudności w egzekwowaniu standardów jakościowych.
Kwestie bezpieczeństwa danych stanowią również istotne zagrożenie, ponieważ przekazanie danych do zewnętrznych podmiotów niesie ze sobą ryzyko naruszenia poufności.
Zależność od zewnętrznej firmy
Decydując się na zatrudnienie zewnętrznych specjalistów, przedsiębiorstwo staje się zależne od osób trzecich. W przypadku problemów z jakością usług lub opóźnień, cała firma może odczuć negatywne skutki. Dodatkowo, w przypadku nieprecyzyjnych umów mogą wystąpić trudności w egzekwowaniu i utrzymaniu obiecanych standardów jakości.
Ryzyko utraty kontroli
Jednym z głównych ryzyk outsourcingu jest utrata kontroli nad procesami. Przekazanie zadań zewnętrznemu podmiotowi gospodarczemu może oznaczać mniejszy wpływ na sposób ich realizacji. Może to prowadzić do problemów z jakością usług, jeśli oczekiwania nie są spełnione. Ponadto, różnice w kulturze organizacyjnej mogą powodować nieporozumienia.
Kwestie bezpieczeństwa danych
Outsourcing może wiązać się z ryzykiem dotyczącym bezpieczeństwa danych. Zlecając, firmy muszą upewnić się, że dostawca firmy outsourcingowej lub agencji zatrudnienia stosuje odpowiednie i adekwatne środki ochrony danych, takie jak ISO 27001, ISO 22301 czy PCI DSS. W przypadku naruszenia bezpieczeństwa, przedsiębiorstwo może ponieść znaczące straty finansowe i wizerunkowe. Dodatkowo, firmy muszą zapewnić zgodność z regulacjami prawnymi dotyczącymi ochrony danych, co może wymagać dodatkowego monitorowania i audytów.
Dowiedz się więcej: Outsourcing contact center – czy zewnętrzna obsługa klienta i telemarketingu wnosi wartość do Twojej firmy?
Outsourcing vs SaaS: Czym się różnią?
Outsourcing i SaaS to dwa popularne podejścia stosowane przez firmy w celu optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów. Mimo, że oba rozwiązania mogą wydawać się na pierwszy rzut oka podobne, istnieją między nimi istotne różnice, które warto zrozumieć.
Zaangażowanie przedsiębiorcy w outsourcingu i SaaS
Główną różnicą pomiędzy tymi modelami jest zaangażowanie przedsiębiorcy.
W przypadku outsourcingu całość odpowiedzialności za realizację zadań spoczywa na firmie zewnętrznej, dlatego kluczowe jest wybranie odpowiedniego dostawcy. Przedsiębiorca nie musi inwestować w oprogramowanie, w sprzęt, w szkolenia, zatrudnianie personelu czy rozwijanie umiejętności.
Natomiast model SaaS (Software as a Service) to oprogramowanie w chmurze zarządzane przez dostawcę. Gotowe oprogramowanie jest przekazywane do użytku przedsiębiorcy, ale wymaga posiadania odpowiedniego sprzętu oraz personelu, który będzie sprawnie korzystać z tego oprogramowania. Konieczne jest również zapewnienie szkoleń oraz rozwój umiejętności interpersonalnych w celu efektywnego wykorzystania narzędzi.
Podobieństwa SaaS i Outsourcingu
Outsourcing i SaaS pozwala skupić się na obszarach działalności zapewniających wzrost, zamiast na zarządzaniu infrastrukturą IT. Zewnętrzni dostawcy w obu podejściach gwarantują aktualizacje i wsparcie techniczne oprogramowania, co zmniejsza ryzyko awarii i przestojów. Dzięki temu przedsiębiorstwo może korzystać z najnowszych technologii bez konieczności dużych inwestycji kapitałowych.
Model SaaS oraz outsourcing umożliwiają elastyczne skalowanie usług w zależności od bieżących potrzeb firmy. Ponadto, outsourcing IT i korzystanie z SaaS mogą przyczynić się do zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku.
Koszty i oszczędności w ramach outsourcingu i SaaS
Przewidywalne i niższe niż bazowe (wykonywane samodzielnie) koszty ponoszone w ramach outsourcingu czy SaaS mogą prowadzić do znacznej redukcji wydatków stałych związanych z utrzymaniem oprogramowani, a także eliminację potrzeby inwestowania w infrastrukturę. Przedsiębiorstwa mogą unikać wysokich wydatków kapitałowych lub inwestycyjnych na zakup sprzętu i oprogramowania, zamiast tego korzystając z modelu subskrypcyjnego, który pozwala na równomierne rozłożenie kosztów w czasie.
Choć SaaS może być tańszy w początkowej fazie, długoterminowe koszty mogą wzrosnąć ze względu na konieczność utrzymania personelu i dodatkowych zasobów (np. prowadzenie rekrutacji i szkoleń). Należy również uwzględnić opłaty związane ze wsparciem technicznym, które mogą się kumulować. W outsourcingu (w przeciwieństwie do SaaS) koszty związane z zatrudnieniem, szkoleniami personelu i pomocy technicznej po stronie firmy zlecającej są zredukowane praktycznie do zera, ponieważ dostawca outsourcingu jest całkowicie odpowiedzialny za ten aspekt.
W obu modelach współpracy firmy mogą zaoszczędzić na kosztach związanych z zarządzaniem i utrzymaniem własnych systemów IT i uniknąć znacznych nakładów finansowych. Dodatkowo, outsourcing pozwala przedsiębiorstwom lepiej kontrolować wydatki operacyjne, gdyż koszty wszystkich aspektów usługi są z góry określone w indywidualnie negocjowanych umowach oraz rozłożone w ramach miesięcznych płatności.
Wybór firmy świadczącej usługi outsourcingowe
Wybór firmy świadczącej usługi outsourcingowe jest kluczowym etapem, który może zdecydować o sukcesie całego przedsięwzięcia. Decyzja ta wymaga dokładnej analizy kompetencji, doświadczenia oraz reputacji potencjalnego dostawcy outsourcingu.
Jak wybrać odpowiedniego dostawcę usług outsourcingowych?
Przede wszystkim, zidentyfikuj obszary, w których outsourcing może przynieść najwięcej korzyści w Twojej firmie. Im więcej takich obszarów zidentyfikujesz, tym większe oszczędności możesz osiągnąć, ponieważ zadziała efekt skali. Następnie wybierz partnera wyspecjalizowanego w tym obszarze.
Zbadaj dostępnych dostawców usług outsourcingowych. Upewnij się, że dostawca posiada odpowiednie doświadczenie w branży i wiedzę w dziedzinie. Sprawdź referencje i opinie innych klientów na temat firm. Upewnij się, że firma obsługiwała firmy z Twojej branży oraz wykonywała podobne zadania jak te które zlecasz.
Oceń, czy firma outsourcingowa jest finansowo stabilna oraz ma długi staż na rynku. Długi staż oznacza, że firma potwierdziła swoją efektywność i została pozytywnie zweryfikowana przez rynek.
Przeanalizuj oferowane modele współpracy i upewnij się, że są one elastyczne i dostosowane do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. Zwróć też uwagę na kulturę organizacyjną i sprawdź, czy jest zgodna z wartościami Twojej firmy. Istotne jest wybranie odpowiedniego dostawcy oraz kontrolowanie jego działań. Dlatego ustal jasne kryteria oceny i monitorowania wyników dostawcy, aby zapewnić wysoką jakość usług. Zadbaj o transparentność w komunikacji oraz regularność raportowania wyników.
Oceniaj technologię i narzędzia wykorzystywane przez firmę outsourcingową, aby upewnić się, że są nowoczesne i efektywne. Sprawdź, czy posiada zapasową infrastrukturę IT, oferuje wsparcie techniczne oraz szkolenia dla całego działu, który będzie wykonywał Twoje zlecenie.
Negocjuj warunki umowy, aby zabezpieczyć swoje interesy i uniknąć nieprzewidzianych kosztów. Uzgodnij w umowie odpowiednie SLA (poziom jakości usług), by mieć pewność, że dostawca jest w stanie szybko reagować na zmieniające się potrzeby i wymagania Twojego biznesu. Uwzględnij wszystkie scenariusze działalności, przede wszystkim te pesymistyczne.
Dowiedz się więcej: Strategie outsourcingu Call Center i komunikacji z Klientem
Co jeszcze warto rozważyć przy wyborze firmy outsourcingowej?
Analizuj, czy outsourcing jest opłacalny w długim okresie np. kilku lat. Przeanalizuj strukturę kosztów proponowanych przez firmę i porównaj ją z konkurencyjnymi ofertami oraz swoimi kosztami.
Wybierz dostawcę, który jest w stanie dostosować zakres oferowanych usług do zmieniających się potrzeb Twojej firmy. Zwróć uwagę na elastyczność firmy w reagowaniu na nagłe zmiany wymaganej wielkości personelu i nieprzewidziane okoliczności czy awarie. Oceń, czy dostawca ma zdolność do zmiany skali usług w miarę wzrostu Twojego biznesu, np. dowiedz się jaką liczbą stanowisk oraz biur operacyjnych dysponuje.
Zweryfikuj czy dostawca stosuje odpowiednie środki ochrony danych, dzięki czemu jej reputacja oraz Twoja reputacja nie zostanie zniszczona w przypadku incydentu. Sprawdź, czy firma outsourcingowa dysponuje odpowiednimi certyfikatami i przestrzega standardów branżowych, np. ISO 27001, ISO 22301 czy PCI DSS. Zabezpiecz się prawnie, zawierając umowy gwarantujące ochronę danych.
Niezawodny outsourcing w CCIG Group
Outsourcing może przynieść Twojej firmie znaczące korzyści. Nie tylko takie jak oszczędności finansowe, ale również dostęp do ekspertów oraz większą elastyczność na zmiany popytu na rynku. Aby dowiedzieć się więcej o możliwościach outsourcingu, zapoznaj się z zaproponowanymi artykułami na naszym blogu.
Zastanawiasz się czy outsourcing jest odpowiednim rozwiązaniem dla Twojej firmy? Skontaktuj się z nami, aby uzyskać więcej informacji i zacząć czerpać korzyści z tej formy współpracy. Umów się na konsultację, podczas której wspólnie ocenimy, czy outsourcing może wspierać rozwój Twojej firmy.
