Praca zdalna – jej wady i zalety oraz definicja
Do niedawna pojęcie pracy zdalnej kojarzyło nam się z freelancerami. Osobami, które pracowały na własny rachunek z domu lub innego miejsca na świecie. Branżę IT, branżę rozrywkową, reklamową czy wydawniczą wymienialiśmy jako pierwsze, kiedy myśleliśmy o tego rodzaju pracy. W marcu 2020 roku sytuacja związana z pandemią koronawirusa kompletnie zmieniła nasz tok myślenia.
Praca zdalna stała się jedną z bezpieczniejszych opcji wykonywania zawodu. Niekiedy jedyną formą wykonywania obowiązków, która do tej pory odbywała się w siedzibie firmy. Część pracodawców zdecydowała się na taką formę współpracy ze względu na brak możliwości zapewnienia bezpiecznych warunków do pracy w biurze lub po prostu ze względu na prośbę zatrudnionych.
Od kilku już lat można zaobserwować mnogość ofert pracy zdalnej, w których to HR. poszukuje pracowników zdalnych. Home office stał się jednym z najczęściej wpisywanych haseł w przeglądarce, na portalach związanych z pracą. Kandydaci odpowiadają na oferty dające możliwość pracy zdalnej. Telepraca stała się coraz częstszym wyborem wśród osób poszukujących pracy.
Praca zdalna – co to jest według przepisów?
Dnia 2 marca 2020 roku sejm wprowadził nowelizację ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Nowela traktuje, iż praca zdalna jest formą organizacji pracy, uregulowaną i wpisaną na stałe do Kodeksu Pracy. Wprowadza definicję pracy zdalnej jako pracę całkowicie lub częściowo wykonywaną przez pracownika z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną pod wskazanym miejscem zamieszkania, każdorazowo ustalanym z pracodawcą.
Nowelizacja przewiduje formę pracy zdalnej zarówno całkowitą, jak i hybrydową dostosowaną do potrzeb pracownika i pracodawcy. Także umożliwia pracodawcy polecenie pracownikowi wykonywania pracy zdalnej w sytuacjach kryzysowych, np. na czas obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii, zalania lub pożaru w zakładzie pracy. Pracownik pozostaje w stałym stosunku pracy, więc obowiązki pracodawcy i pracownika nie ulegają zmianie.
Okazjonalna praca zdalna również została uregulowana w kodeksie pracy. Każdemu pracującemu w oparciu o umowę o pracę przysługuje ta forma pracy w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym i każdorazowo wymaga wniosku w postaci elektronicznej bądź papierowej. Praca w tej formie jest możliwa w okolicznościach incydentalnych, uzasadnionych potrzebą pracownika. Przykładem może być konieczność opieki nad członkiem rodziny.
Wedle Kodeksu Pracy pracodawca nie może odmówić telepracy osobom posiadającym dzieci do lat 4, opiekunom osób z niepełnosprawnością oraz kobietom w ciąży. Jedyny wyjątek stanowią osoby, których wykonanie lub organizacja pracy uniemożliwia tę formę pracy, są to np. służby mundurowe, personel medyczny itp. Każda forma pracy, również zdalna musi być wykonywana z zachowaniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
Praca zdalna – na czym polega?
By opowiedzieć o zaletach i wadach, musimy najpierw wyjaśnić, na czym polega praca zdalna. Jest ona formą organizacji pracy z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej). Obowiązki dotychczas wykonywane w siedzibie firmy lub pod adresem wskazanym przez pracodawcę teraz wykonuje się pod adresem uzgodnionym z przełożonym. Z reguły pracownicy wskazują swoje miejsce zamieszkania jako to, z którego będą je wykonywać. Pracownicy również muszą zapoznać się z przepisami dotyczącymi tej formy wykonywania pracy.
Praca zdalna – korzyści dla pracodawcy:
Zmniejszenie powierzchni biurowej
Powierzchnia biurowa dostosowana do setek pracowników przebywających na miejscu w przestrzeni biurowej jest zbędnym wydatkiem, jeśli większość z nich realizuje pracę poza zakładem. Daje to możliwość zmiany biura na takie, którego powierzchnia będzie dostosowana do mniejszej liczby stanowisk. Ponadto jest mniej spotkań wewnętrznych, zewnętrznych oraz rozmów rekrutacyjnych, które przeniosły się do sieci. Dzięki temu pracodawca może obniżyć znacznie koszt utrzymania biura.
Zmniejszenie kosztów zużycia mediów
Wszyscy pracownicy wykonujący swoje obowiązki regularnie poza zakładem pracy to również mniejszy koszt zużycia podstawowych mediów takich jak: prąd, woda, śmieci. Można zredukować również opłatę za firmę sprzątającą, dodatkowe gratyfikacje t.j. „Owocowe czwartki czy smoothie wtorki”.
Zmniejszenie kosztów utrzymania pracownika
Poszukując nowego członka zespołu firmy coraz częściej, zaczęły sięgać po rozwiązania podpisywania kontraktów B2B. Wiąże się to ze zmniejszeniem kosztów związanych z ubezpieczeniem i podatkami.
Zwiększenie bezpieczeństwa pracownika
Dzięki temu, że pracownik nie dojeżdża do firmy, pracodawca ma pewność, że nie ulegnie on wypadkowi komunikacyjnemu w drodze do biura.
Zmaksymalizowanie wyników
Praca w miejscu pobytu przełożyła się na zmaksymalizowanie wyników pracy. Dzięki braku czynników rozpraszających, które niejednokrotnie pojawiają się w biurze, pozwalają osobom, które wolą pracować w ciszy i spokoju bez nadmiernego.
Brak spóźnień
Praca w miejscu zamieszkania powoduje, że nie trzeba tracić czasu na dojazdy, a co za tym stoi mniejsza możliwość spóźnienia się do pracy.
Dowiedz się więcej: Rekrutacja on-line – łatwiej czy trudniej?
Zalety pracy zdalnej dla pracownika
Mniejszy koszt utrzymania
Wiele osób w poszukiwaniu pracy zmienia miejsce zamieszkania, często pozostawiając swoje rodzinne domy na rzecz przeprowadzki do większego miasta i wynajęcia drogiego lokum blisko miejsca pracy. Model pracy zdalnej otworzył tym osobom możliwość pracy bez opuszczania swojego miejsca pobytu, a dzięki temu obniżenia kosztów życia codziennego. Telepraca to jedna z opcji, która w ostatnich kilku latach zyskała na popularności.
Wiele z osób przebywających w niedalekiej odległości od miejsca pracy pozostając w domu, mogła obniżyć koszt dojazdów. Najbardziej doceniają to osoby poruszające się własnym samochodem codziennie do pracy. Oszczędzają nie tylko pieniądze, ale i czas, jakie poświęcały wcześniej na dojazd.
Komfort otoczenia
Praca w domu otwiera możliwość optymalizacji swojego otoczenia i dostosowania go do swojego stylu pracy. Jesteśmy w stanie stworzyć takie warunki pracy by nic i nikt nas nie rozpraszał podczas wykonywania obowiązków. Dostosowanie własnej przestrzeni do pracy, brak dojazdów, minimalizacja kosztów utrzymania przekładają się na poprawę wydajności pracownika.
Komfort psychiczny,
Dla wielu osób możliwość pozostania w domu jest niezwykle ważna. Dzięki temu mogą lepiej zorganizować swój dzień i obowiązki domowe. Dla wielu osób jest to odpoczynek psychiczny od życia w ciągłym biegu. Pojawiła się możliwość i przestrzeń na lepsze zorganizowanie życia prywatnego i rozwój osobisty czy rodzinny.
Wady pracy zdalnej okiem pracodawcy
Brak bezpośredniej kontroli
W przypadku nieprawidłowego działania po stronie pracownika ciężko jest skorygować je na bieżąco, nie ma możliwości podejścia bezpośrednio do biurka współpracownika i poprawienia błędu, który wykonał. W przypadku pracy zdalnej w domu zawsze jest to okupione czasem, który mija, zanim zostanie odczytana wiadomość od managera.
Zaburzona integracja zespołu
Praca wykonywana w domu odbiera możliwość bezpośredniego poznania i zintegrowania z zespołem. Jest to praca pozbawiona bezpośrednich interakcji ludzkich i bazująca na wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Brak bezpośredniego kontaktu ze szkoleniowcem lub specjalistą
Jeśli praca wymaga częstego kontaktu ze specjalistami w danej pracy, to brak możliwości bezpośredniego kontaktu to wykonywanie takiej pracy może okazać się problematyczny. Ważnym jest by osoba pełniąca funkcję supervisora była cały czas dostępna pod mailem/telefonem/na chacie do dyspozycji osób pracujących przy projekcie.
Zaburzony przepływ informacji
Praca poza biurem może generować zaburzony przepływ informacji. Należy zwrócić szczególną uwagę na płynność komunikacji. Jeśli praca, a także spotkania w zespole odbywają się zdalnie, warto pomyśleć na podsumowaniu informacji i podziału obowiązków mailem. Zatrzyma to generowanie niepotrzebnego tracenia czasu na dopytywanie po spotkaniu o treść, która była podczas niego przekazywana.
Wady pracy zdanej widziane okiem pracownika
Brak odpowiednich warunków
Pierwszym co przychodzi na myśl to brak odpowiednich warunków do wykonywania pracy w domu. W przypadku studentów dzielących mieszkanie czy pokój w akademiku z innymi osobami nie można mówić o jakichkolwiek warunkach do pracy. Z podobnymi problemami borykają się także rodzice, których dzieci nie są na tyle samodzielne, by móc spędzać czas bez osoby dorosłej, a których finanse nie pozwalają na wynajęcie profesjonalnej opieki. Dodatkowo też osoby pracujące w niestandardowych godzinach, np. nocnych, które swoją pracą mogą zaburzać życie innych domowników.
Brak mobilizacji
Wiele osób mobilizuje praca w biurze, nie każdy umie odpowiednio oraz nie wie jak skupić się na pracy zdalnej. Są osoby, które do pracy nastraja i mobilizuje przebywanie wśród innych pracowników, lepiej czują się w grupie osób wykonujących te same lub podobne zadania. Niektóre osoby potrzebują codziennej rutyny związanej z przygotowaniem się i dojazdem do pracy. Nie dla wszystkich jej brak jest odpowiedni.
Brak zrozumienia domowników
Często domownicy widząc osobę pracującą za ścianą, sądzą, że może ona wykonywać w czasie pracy również obowiązki domowe, argumentując to „przecież siedzisz w domu, to możesz”. Jednak każda wykonująca obowiązki na rzecz pracodawcy pozostaje w stosunku pracy, więc czas pracy, przerwy i obowiązki są uwarunkowane kodeksem pracy.
Co zrobić, aby ułatwić sobie telepracę?
Stwórz własną przestrzeń do pracy
Tę, którą będziesz mógł nazwać biurową. Jeśli nie masz odpowiedniego pokoju czy gabinetu, w którym taka przestrzeń istnieje, pomyśl, w którym miejscu w Twoim mieszkaniu możesz ją zorganizować. Przemyśl ile miejsca potrzebujesz, czy pracujesz tylko przy komputerze, czy również potrzebujesz miejsca na drukarkę, dokumenty, segregatory, notatniki, o wszystkim, co związane jest z Twoim zawodem. Pamiętaj by ta przestrzeń była dobrze oświetlona, tak by po kilku godzinach pracy nie odczuwać znużenia, a niekiedy nawet bólu głowy. Dobrze by to miejsce było niedostępne na czas Twojej pracy dla innych domowników, by nikt w trakcie pracy nie rozpraszał Twojej uwagi. Miej na uwadze również komfort fizyczny, pamiętaj, że prawdopodobnie w tym miejscu spędzisz ok. 8h codziennie od poniedziałku do piątku, więc to, na jakiej wysokości znajdzie się blat roboczy, monitor komputera, jak ergonomiczny będzie fotel, jest niezwykle ważne nie tylko dla Twojego komfortu, ale także dla higieny i bezpieczeństwa pracy.
Zaplanuj przerwę
Znajdź czas na posiłek lub inne czynności, które oderwą Cię od wykonywanych obowiązków. Przemyśl swoją poranną rutynę, zastanów się, czego potrzebujesz, jakie działania przed rozpoczęciem pracy zmotywują Cię i nastroją odpowiednio do działania. Jeśli jest to kubek dobrej gorącej kawy czy herbaty zaparz go odpowiednio wcześniej, jeśli potrzebujesz ruchu, jakim wcześniej było przejście z domu do pracy, wyjdź na spacer lub zorganizuj sobie inną aktywność fizyczną. Jeśli brakuje Ci wspólnych przerw i lunchów ze znajomymi w pracy, umówcie się na wspólną przerwę na jednym z komunikatorów. Zrób przerwę na rozluźnienie, pamiętaj, że Twój komfort psychiczny jest tak samo ważny, jak fizyczny.
Dowiedz się więcej: Praca zdalna nie musi być mniej produktywna. Wręcz przeciwnie.
A jak praca zdalna wygląda w Call Center?
Pandemia spowodowała, iż rynek pracy został zalany ogłoszeniami oferującymi pracę zdalną. Kandydaci często poszukując zajęcia, które dałaby im możliwość pozostania w miejscu zamieszkania, wybierają właśnie tę opcję. Ten model pracy pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale też pracować w takich warunkach, jakie każdy może i chce stworzyć sobie sam.
Oferty zdalnej pracy w Call Ceter to jedna z opcji najczęściej pojawiająca się na portalach branżowych. W czasie największej zachorowalności na COVID-19 w firmach wprowadzono wiele zmian. Przede wszystkim konieczność zachowania odstępu, zalecenie noszenia maseczek na terenie biura, a także częste dezynfekowanie rąk i stanowiska pracy, sprawiły, że ta branża Contact Center bardzo mocno otworzyła się i rozwinęła pod kątem prowadzenia projektów poza biurem.
W CCIG Group jest ogrom projektów, które mogą pracować całkowicie zdalnie, jak i hybrydowo, w zależności od wcześniejszych ustaleń z kontrahentem zawartych w umowie.
Przygotowanie do pracy
Zanim pracownik przystąpi do pracy zdalnej, przygotowywany jest dla niego sprzęt. Procedury są jasne. Przygotowany zostaje sprzęt oraz urządzenia peryferyjne przez specjalistów IT, programy (w tym system operacyjny) wraz z VPN-em dają możliwość zalogowania się tylko loginem i hasłem jednego użytkownika, do którego dany komputer jest przypisany.
Praca zdalna zawsze odbywa się za zgodą przełożonego. Współpracownik zobowiązany jest zapoznać się z regulaminem pracy zdalnej, a także uiścić swój podpis na dokumentach wydania sprzętu. Jest to dokument poświadczający jakie konkretne sprzęty zostały wydane i pod jakim adres będzie odbywać się wykonywana praca. Sprzęt wydawany jest w różnoraki sposób, współpracownik może odebrać sprzęt w biurze najbliżej swojego miejsca zamieszkania lub w biurze, w którym odbywa się projekt. Jest też możliwość, by firma wysłała odpowiednio zabezpieczony sprzęt kurierem do kandydata.
Każdy przechodzi specjalistyczne szkolenie, którego częścią jest również obsługa sprzętu i programów, przy pomocy których telepracownik będzie obsługiwał klientów czy to przy połączeniach wychodzących, przychodzących lub przy innego rodzaju projektach.
Komunikacja i kontrola wyników
Szkolenie również może odbywać się zdalnie, w tym celu na odpowiednio przygotowanej platformie spotyka się szkoleniowiec wraz z kandydatami online. Platform do tego przystosowanych jest wiele, np. Microsoft Teams, Goggle Meets, Zoom, ClickMeeting. Do komunikacji z kandydatami oraz współpracownikami używane są tradycyjne metody takie jak telefon czy mail, newsletter oraz spotkania na platformach komunikacyjnych.
CCIG Group przygotowała specjalną aplikację, która ma wbudowany chat. Dzięki niej managerowie oraz współpracownicy mogą komunikować się nie tylko między sobą, ale też tworzyć grupy, na których wymieniają się informacjami tj. dyspozycyjność, zmiany grafików, informacjami na temat projektów etc.
Informacje niezbędne na temat projektów są udostępniane współpracownikom na specjalnym dysku (serwerze), tak by każdy z nich miał dostęp do materiałów szkoleniowych, a także informacji na temat nowości wprowadzanych na projekcie, podziału obowiązków, zmiany w grafiku.
Każdy z managerów ma możliwość skontrolowania pracy swoich podwładnych. Służy do tego specjalny program, dzięki któremu manager otrzymuje informacje w dwojaki sposób. Przede wszystkim każdy zarządzający projektem otrzymuje codzienny raport z pracy każdego konsultanta, taki raport również może wygenerować samodzielnie manager, wybierając odpowiednie widełki czasowe, np. z całego miesiąca lub z konkretnych dni.
Drugą opcją jest również możliwość podglądu na bieżąco działań pracownika. W zależności od projektu można sprawdzić np. ilość połączeń odebranych, nieodebranych, czekających w kolejce, można sprawdzić czas połączenia, sprawdzić średnią liczbę minut, jaką pracownik poświęca na rozmowę z klientem, można sprawdzić liczbę maili, zarówno tych wysłanych, jak i tych, które czekają na odpowiedź. Jeśli projekt dotyczy reaserch’u, można zobaczyć, jaka jest liczba spraw. Program daje również możliwość m.in. odsłuchu rozmów, odczytu wiadomości, maili etc. Można również ustalić z pracownikiem, by przekazywał pracodawcy wyniki swojej pracy.
Jeżeli w Twojej firmie wady pracy zdalnej górują nad zaletami, sprawdź nasze usługi outsourcingu pracowniczego. W CCIG Group mamy możliwości techniczne i procedury pracy zdalnej, które możemy wdrożyć również w Twojej firmie. Nasi pracownicy zdalni po szybkim wdrożeniu mogą wesprzeć Twoje biuro obsługi klienta, infolinię lub pokrewne usługi contact center Twojej firmy.
Aleksandra Omasta
